Лучшие способы оцифровать ваши документы

Когда вы готовитесь к переезду, вас может ожидать множество бумажных документов. Поздравительные открытки, договоры аренды, письма, налоговые документы, записи — все это может накапливаться со временем. Если ваши варианты ограничены «оставить» или «выбросить», бывает сложно расстаться с вещами, даже если вы выбираете более ответственный способ избавления от них. Оцифровка облегчает эти решения, добавляя третий вариант: создать виртуальную версию для хранения и попрощаться с бумажным оригиналом.

Сегодня для оцифровки достаточно смартфона или планшета, но важно оптимизировать процесс и минимизировать риск потери данных.

РЕШИТЕ, ЧТО ДЕЛАТЬ С ВАШИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Есть лишь несколько типов документов, которые стоит хранить в физическом виде после создания цифровой копии: оригиналы государственных документов, юридические соглашения (например, завещание или текущий договор аренды), предметы, которые могут потерять форму или смысл при переводе в цифровой формат, и вещи, которые вы захотите демонстрировать у себя дома.

ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ ДЛЯ НАЧАЛА

После решения судьбы документов можно приступать к работе. Вам понадобится мобильное устройство и ровная поверхность, например стол. Также рекомендуется иметь компьютер, способ передачи файлов между устройствами, программное обеспечение для редактирования изображений и хотя бы один резервный накопитель.

ОЦИФРОВКА С ПОМОЩЬЮ КАМЕРЫ ТЕЛЕФОНА

Есть три простых способа сделать цифровую копию документа: с помощью стандартного приложения камеры, встроенного сканирующего приложения или стороннего приложения для сканирования. Выбор зависит от ваших планов на оцифрованный документ.

ЛУЧШИЙ СПОСОБ ОЦИФРОВАТЬ ИЗОБРАЖЕНИЯ

Положите документ на ровную поверхность в хорошо освещенном месте. Держите телефон ровно над документом, не создавая теней. Рекомендуется сразу обрезать изображения, чтобы упростить их организацию.

СОХРАНИТЕ СВОИ ФАЙЛЫ

Не оставляйте оцифрованные документы только на телефоне. Передайте их на компьютер, резервный накопитель или в облачное хранилище. Это минимизирует риск потери данных.

ОРГАНИЗУЙТЕ СВОИ ДОКУМЕНТЫ

Важно организовать файлы так, чтобы их можно было легко найти. Создавайте папки с общими категориями, а внутри них — более конкретные папки. Используйте одинаковые названия для файлов внутри папок.